2. Workflow onderhoudsactiviteiten
Binnen een productiebedrijf zijn er verschillende onderhoudsactiviteiten.
In GoInCtrl maken we onderscheid tussen de volgende onderhoudsactiviteiten:
- Preventief onderhoud (PM: preventive maintenance)
Preventief onderhoud is het actief uitvoeren van onderhoud aan objecten. - Correctief onderhoud (CO: corrective maintenance)
Bij correctief onderhoud vervang je alleen de componenten die defect zijn van een object. Correctief onderhoud is altijd ongepland. Je weet nooit wanneer het object een storing krijgt en stilstaat. - Periodieke inspectie (PI: periodic inspection)
Tijdens periodieke inspecties worden objecten door de Technische Dienst (TD) en/of operators geïnspecteerd. - Modificaties (MOC: management of change)
MOC staat voor Management of change, ook wel modificaties genoemd. Dit is een methode om wijzigingen in het proces door te voeren. In het geval van GoInCtrl gaat het om instructies en acties die gemodificeerd moeten worden om het preventief onderhoud te optimaliseren.
In het onderdeel Planning werken we met de volgende afdelingen:
- Werkvoorbereiding: zij regelen capaciteit, materialen en vergunningen voor instructies.
- Planning: zij plannen instructies in. Hierbij houden ze rekening met de prioriteiten.
- Uitvoering: zij behandelen de instructies, controleren deze om vervolgens de instructie goed te keuren . Ten slotte ronden ze de instructie af.
- Controlekamer - Screen-team: zij beheren in het productiebedrijf alle storingsmeldingen en modificatiemeldingen beheert.
- Controlekamer - Reliability-team (RE-team): zij beheren alle instructies van objecten en componenten.
- Controlekamer - SISA-team: zij voeren de instructies uit.
- Controlekamer - Storingsdienst-team (SD-team): zij pakken direct storingen op met de hoogste prioriteit.
Bij elke onderhoudsactiviteit zijn er meerdere afdelingen betrokken. Elke onderhoudsactiviteit heeft daarom zijn eigen workflow.
2.1 Preventief onderhoud
Preventief onderhoud is het actief uitvoeren van onderhoud aan objecten. Reden om preventief onderhoud uit te voeren is onder andere het verhogen van de betrouwbaarheid van de objecten en om schade en storingen te voorkomen.
Preventief onderhoud heeft de volgende voordelen voor het productiebedrijf:
- Alle afdelingen en klanten kunnen geïnformeerd worden wanneer het object stilstaat.
- Er zijn geen ongeplande stilstanden.
- De afdeling werkvoorbereiding kan er voor zorgen dat er voldoende capaciteit is, de juiste materialen op voorraad zijn en dat eventuele werkvergunningen aanwezig zijn.
- Er kan tijdig een veiligheidsplan gemaakt worden met specifieke veiligheidseisen tijdens het onderhoud.
Om preventief onderhoud te organiseren kunt u in de applicatie GoInCtrl een jaarplanning maken voor alle objecten. In de jaarplanning wordt vastgelegt wanneer er in het jaar pitstops zijn gepland voor elk object. Dit legt u vast in het onderdeel Locaties & objecten. Bij elke pitstop horen een x aantal instructies die uitgevoerd moeten worden. De pitstops zorgen er voor dat objecten preventief worden onderhouden. Zodra voor het object een jaarplanning met pitstops is gemaakt, worden de onderliggende instructies automatisch opgenomen in het onderdeel Planning. Pitstops herkent u aan de donkergrijze kleur in het maandoverzicht.
Het preventief onderhoud wordt verzorgt in het onderdeel Locaties & objecten.
Het reliability-team (controlekamer) is verantwoordelijk voor het aanmaken, het optimaliseren en het beheren van alle instructies en onderliggende acties van objecten en componenten. De instructies die ingevoerd zijn worden in een jaarplanning ingepland. Als de instructies gereed zijn en opgenomen zijn in de jaarplanning worden deze te zijner tijd opgepakt door de afdelingen werkvoorbereiding, planning en uitvoering.
In het onderdeel Planning zijn de statussen van de instructies zichtbaar en het wordt dan direct duidelijk bij welke afdeling (werkvoorbereiding, planning, uitvoering) de instructie onder handen is. Om een instructie en onderliggende acties te optimaliseren houden de uitvoerders tijdens de acties een rapportage bij en koppelen deze terug aan het reliability-team. Het reliability-team zal de rapportage kritisch bekijken en bepalen of de bestaande instructie en onderliggende acties aangepast moet worden. Het kan namelijk zijn dat de rapportage aanvullende acties bevat die van toepassing zijn op een instructie.
Als blijkt dat een object of een component is aangepast, kan het zijn dat ook de instructie aangepast moet worden. In dat geval kan een uitvoerder via GoInCtrl een modificatiemelding insturen. In deze modificatiemelding geeft de uitvoerder aan wat er aangepast moet worden aan de instructie. Er moeten bijvoorbeeld een aantal acties worden toegevoegd. Of misschien zijn er bestaande acties die niet meer van toepassing zijn. Het reliability-team zal de modificatiemelding bekijken en controleren of de bestaande instructie aangepast moet worden. Indien dit het geval is, zal de instructie door hen aangepast worden in het onderdeel Locaties & Objecten.
Door middel van de rapportages en de modificatiemeldingen van de uitvoerder wordt samen met hen er voor gezorgt dat de instructies en de onderliggende acties up to date blijven. Op deze manier zorgen de uitvoerders en het reliability-team samen voor het optimaliseren van het preventief onderhoud aan de objecten en componenten.
2.2 Correctief onderhoud
Bij correctief onderhoud vervangt u alleen de componenten die defect zijn van een object. Correctief onderhoud is altijd ongepland. U weet nooit wanneer het object een storing krijgt en stilstaat.
Bij correctief onderhoud maken we binnen de applicatie GoInCtrl storingsmeldingen aan. Hierbij maken we onderscheid in de volgende prioriteiten:
- CO0 - Deze storingsmelding moet direct opgepakt worden bij voorkeur door de storingsdienst.
- CO1 - Deze storingsmelding moet binnen 8 dagen opgepakt worden.
- CO2 - Deze storingsmelding moet binnen 9 tot en met 16 dagen opgepakt worden.
- CO3 - Deze storingsmelding moet binnen 17 tot en met 25 dagen opgepakt worden.
- CO4 - Deze storingsmelding kan opgepakt worden tijdens een geplande pitstop.
De prioriteit in de storingsmelding geeft het screen-team (controlekamer) inzicht wanneer de storingsmelding opgepakt moet worden. Bij de hoogste prioriteit CO0 wordt het SD-team (storingsdienst) ingeschakeld. De storingsmeldingen met een lagere prioriteit worden in eerste instantie op volgorde van prioriteit opgepakt door de afdelingen werkvoorbereiding, planning en uitvoering.
Als een screen-team een storingsmelding van de uitvoerder binnenkrijgt kan hij deze bekijken in het onderdeel Planning onder de knop Screen-team (in ontwikkeling). In de storingsmelding ziet het screenteam de gegevens van de storing zoals:
- De melder + de datum
- Het symptoom
- De oorzaak
- De remedie
- Het advies
- Of het een mechanische of een elektrische storing betreft
- Het servicelevel
- De prioriteit
Naast een defect aan een object of een component, kan een storingsmelding ook opgesteld worden na aanleiding van een wettelijke verplichting, een veiligheidsissue of een andere reden. Dit moet vermeldt staan in de storingsmelding. Op basis van deze reden kan het screen-team beoordelen of de prioritering klopt en bepalen wie deze storingsmelding oppakt.
Op basis van gegevens van de storing kan het screen-team beslissen of de storingsmelding wordt doorgevoerd, uitgesteld of wordt afgewezen.
Zodra de storingsmelding voor het correctief onderhoud door het screen-team is goedgekeurd, zal deze afhankelijk van de prioritering worden doorgezet naar het SD-team of de afdeling werkvoorbereiding. De werkvoorbereiding regelt vervolgens voldoende capaciteit, materialen en de nodige werkvergunningen. Als dit geregeld is kan de instructie worden ingepland door de planner. Hierbij is het belangrijk dat de planner rekening houdt met de prioritering van de storingsmelding. De prioritering van de storingsmelding geeft namelijk aan voor welke datum de storing verholpen moet zijn.
Het screen-team kan er ook voor kiezen om een storingsmelding uit te stellen. Redenen hiervoor kunnen zijn: te weinig budget of te omvangrijk. In dat geval wordt de storingsmelding op een later moment opgepakt. Het kan ook voorkomen dat het screen-team een storingsmelding afwijst. Als een storingsmelding wordt afgewezen dan komt de melding via het screen-team bij het reliability-team terecht.
Het realiability-team (controlekamer) onderzoekt en controleert of de afgewezen storingsmelding gevolgen heeft voor bestaande instructies en onderliggende acties voor objecten en componenten. Reden kan zijn dat er een dubbele melding is ingediend over dezelfde storing. Maar het kan ook zijn dat de instructie van een object of component moet worden aangepast, een modificatie. Op deze manier wordt het preventief onderhoud geoptimaliseerd aan de hand van storingsmeldingen die zijn afgewezen.
2.3 Periodieke inspectie
Tijdens periodieke inspecties worden objecten door de Technische Dienst (TD) en/of operators geïnspecteerd. Periodiek wil zeggen dat er één keer in de zoveel tijd inspectierondes worden uitgevoerd. Dit kan bijvoorbeeld één keer in de maand zijn of juist één keer in de week. Wanneer de periodieke inspecties worden uitgevoerd is vastgelegd in de instructies van het betreffende object in het onderdeel Locaties & objecten.
De periodieke inspectie wordt uitgevoerd aan de hand van een checklist. De checklist kunt u in het onderdeel Planning rechts bovenin genereren. Op de checklist worden alle bevindingen vastgelegd. Na de periodieke inspectie wordt duidelijk welke reparaties en acties er ondernomen moeten worden om alle objecten weer goed te laten draaien. Dit wordt vastgelegd in een rapportage (in ontwikkeling).
Het reliability-team (controlekamer) zal de rapportage van de periodieke inspectie oppakken. Hier staat namelijk in welke reparaties en acties er uitgevoerd moeten worden. Er moeten dus nieuwe instructies of acties worden gemaakt die vervolgens in de jaarplanning ingepland moeten worden om het preventief onderhoud te optimaliseren.
Op deze manier zullen de instructies en onderliggende acties na aanleiding van de periodieke inspectie terecht komen bij de afdeling werkvoorbereiding, planning en uitvoering. De uitvoerders zullen afsluiten met een rapportage. De rapportage zal kritisch bekeken worden door het reliability-team om te kijken of de instructie met onderliggende acties geoptimaliseerd kan worden voor een volgende keer.
2.4 Modificaties
MOC staat voor Management of change, ook wel modificaties genoemd. Dit is een methode om wijzigingen in het proces door te voeren. In het geval van GoInCtrl gaat het om instructies en acties die gemodificeerd moeten worden om het preventief onderhoud te optimaliseren.
Het kan zijn dat voor een object meerdere malen correctief onderhoud is uitgevoerd. Dit betekent dat er meerdere malen adhoc onderhoud en reparaties uitgevoerd moesten worden. Als blijkt dat dezelfde storingsmeldingen voor correctief onderhoud vaker voorkomen bij een object, kan het zijn dat de oorzaak van deze storingsmeldingen onderzocht moet worden door het realiability-team. Zij analyseren of de oorzaak van de storingsmeldingen standaard opgenomen moet worden in een instructie voor preventief onderhoud. De storingsmeldingen voor het correctief onderhoud worden dan omgezet naar een instructie. Het is aan het reliability-team om in de gaten te houden welke storingsmeldingen meerdere malen voorkomen en eventueel omgezet kunnen worden naar een instructie om het preventief onderhoud te optimaliseren.
Naast het reliability-team is het ook mogelijk dat uitvoerders een modificatiemeldingen aanmaken. Deze modificatiemelding zal vervolgens naar het screen-team gaan ter beoordeling. Bij het doorvoeren van de modificatie-melding komt de melding terecht bij het reliability-team om deze te verwerken in de instructies en onderliggende acties. Mocht een modificatie uitgesteld worden door het screen-team kan het zijn dat op korte termijn niet haalbaar zal zijn. Deze melding wordt op een later moment opgepakt. Een modificatiemelding kan ook afgewezen worden door het screen-team. Reden hiervoor kan zijn dat een modificatiemelding meerdere keren is ingezonden of dat het niet meer van toepassing is.
Op deze manier zal een object meerdere instructies bevatten, dus voorzien van meer preventief onderhoud. Het correctief onderhoud zal hierdoor langzaam verminderen. Je optimaliseert de instructies voor het object. Daarbij reduceert het aantal storingsmeldingen voor correctief onderhoud en dus ook de bijbehorende kosten.